Ich Multitasking, aber ich kann immer noch nicht alles fertig!

Vor ein paar Jahren, kurz nachdem meine Computerfestplatte abgestürzt war, lag ich ein wenig zurück, um meine Schecks für den Zahlungszyklus über mein Buchhaltungssystem auszudrucken. Um Zeit zu sparen, entschied ich mich, E-Mails zu beantworten, während ich darauf wartete, dass jeder Scheck den Drucker durchlief.

Ich habe Zeit gespart, denn während meine nächste E-Mail geladen wurde (ich habe eine langsame Internetverbindung), würde ich meine Aufmerksamkeit auf den nächsten Schritt des Rechnungsbezahlens lenken. Als die E-Mail fertig geladen war, ließ ich die Rechnung bezahlen und richtete meine Aufmerksamkeit wieder auf die E-Mail. Hin und her. Hin und her. In diesen Momenten dachte ich, ich würde viel Zeit sparen. Schließlich habe ich beim Laden der Seite etwas produktives getan. Wenn ich zurückblicke, habe ich wahrscheinlich insgesamt etwa fünf Minuten eingespart.

Schneller Vorlauf zu der E-Mail, die ich eine Woche später von BK & A erhalten habe, als ich mein Telefon zwischen Kundenterminen überprüft habe:

Hallo Helene,

Ich habe Ihr Scheck an unser Finanzteam, wenn ich wieder aus der Sitzung kam, und sie hat mich darauf hingewiesen, dass der Scheck nicht unterzeichnet wurde.

Willst du, dass ich es dir zur Unterschrift sende? Willst du, dass ich in deinem Büro vorbeikomme? Lass mich wissen, was für dich funktioniert und wir werden alles in Ordnung bringen.


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Vielen Dank!
Lutz

In diesem Moment waren nur 10 Minuten von ihrem Büro entfernt (und ich wollte nicht, dass sie länger auf Geld warteten), ich fuhr dort hin. Zehn Minuten, um dorthin zu gelangen. Ein paar Minuten, um mit Ryan zu reden. Zehn Minuten zurück.

Gesamtzeit: ungefähr 25 Minuten.
Zuvor gespeicherte Zeit: 5 Minuten.
Gesamtzeit verloren: 20 Minuten.

So viel Zeit sparen durch Multitasking.

Ist Multitasking Save the Day?

Ich würde es lieben, Ihnen sagen zu können, dass Multitasking den Tag retten wird, aber es wird genau das Gegenteil bewirken. Es gibt ein paar Fälle, in denen es helfen kann (ich gebe in Kürze Beispiele), aber die meiste Zeit tut uns Multitasking weh. Lesen Sie die Forschung darüber.

Ein Team von Forschern an der University of Glasgow, University of Leeds und University of Hertfordshire gefunden, dass unsere Effektivität für Frauen und 69 Prozent für Männer von 77 Prozent sinkt, wenn wir oder Taskwechsel Multitasking! Es ist ein weiterer Beweis, dass das Multitasking uns gesagt wurde, danach zu streben, in der 1990s ist definitiv nicht eine der Zeit-Management-Tools sollten wir engagieren.

Multitasking spaltet das Gehirn in zwei Teile. Wenn es nur eine Aufgabe gibt, wird das gesamte Gehirn verwendet. Wenn es zwei Aufgaben gibt, teilt sich das Gehirn in zwei Teile und jede Hälfte arbeitet an einer Aufgabe. Wenn es mehr als zwei gleichzeitige Aufgaben gibt, kann das Gehirn nicht arbeiten. Wir geben uns tatsächlich ADD-ähnliche Symptome, wenn wir Multitasking!

Eine Studie an der Universität von Kalifornien, Irvine, fand heraus, dass, wenn Aufgaben fragmentiert werden und Aufgabenwechsel stattfinden, Arbeiter bis zu 25 Minuten benötigen, um zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren, wenn sie überhaupt zurückkehren. Teilnehmer der Studie berichteten, dass diese Arbeitsweise stinkt.

Noch beängstigender ist die Tatsache, dass viele der Leute in den Studien, auf die ich mich beziehe, selbsternannte "Experten-Multitasker" waren. Sie hatten das Gefühl, dass sie mehrere Aufgaben erfüllen konnten, einen guten Job machen konnten und oft den Adrenalinrausch genossen von dem Versuch, so viel gleichzeitig zu tun. Sie wussten nicht, wie schlecht sie tatsächlich waren, bis sie ihre Single-Tasking-Ergebnisse im Vergleich zu ihren Multitasking-Ergebnissen zeigten.

Fazit: Wir denken, wir sind gut im Jonglieren, aber wir sind es nicht.

Wann ist eigentlich Multitasking funktionieren?

Ich glaube, dass Menschen fähig sind, Multitasking mit niedrigFunktion Gehirn Fähigkeiten. "Low-function" bedeutet, dass Denken nicht erforderlich ist, weil eine Art von roter Aktion (automatische, nicht-thinkende Bewegungen) angewendet wird.

Beispiele:

Malen Sie Ihre Zehennägel während Sie dem Spiel der Dallas Cowboys zuhören

Aktenvernichtung während Werbespots beim Fernsehen

Tratsch am Telefon und rührte einen Topf Chili auf dem Herd

Es ist auch einfach eine neue Aufgabe im Hintergrund laufen zu lassen, während Sie auf eine Aufgabe in den Vordergrund zu konzentrieren. Dies ist Multitasking technisch nicht, weil Ihr Gehirn ist nicht auf zwei Dinge auf einmal arbeiten. Ich nenne diesen Geist-Tasking.

Beispiele:

Reinigen Sie das Haus, während eine Ladung Wäsche in der Waschmaschine oder im Trockner ist

Entleeren Gerichte aus der Spülmaschine während Haferflocken heizt in der Mikrowelle

Filing Papiere, während Ihr PC dauert ewig (okay, fünf Minuten) zu booten

Wie die Forschung zeigt, sind wir jedoch nicht in der Lage, Multitasking zu betreiben, wenn es darum geht HighsFunktion Gehirn Operationen. Wir können zwei Aufgaben nicht effektiv gleichzeitig oder während des Hin- und Herschaltens erledigen. Wir können beide Aufgaben auf mittelmäßigen Ebenen erledigen, aber nicht zu sehr guten, weil wir nicht unser ganzes Gehirn benutzen und uns nur auf eine Aufgabe zu einer Zeit konzentrieren. Und das kostet uns Zeit und verursacht auf lange Sicht Stress.

Können Sie erfolgreich High-Brain-Function-Aktivitäten durchführen?

Sie sollten zwei Dinge auf einmal nicht tun, die Gedanken erfordern oder Konzentration oder hin und her wechseln in der Mitte zwei Aufgaben zu arbeiten, die Ihr Gehirn erfordern einige Gedanken zu machen - egal, wie unbedeutend man die Gedanken glauben könnte.

Beispiele:

Fahren und SMS / E-Mail

An einem wichtigen geschäftlichen Anruf teilnehmen, während Sie Ihre E-Mails abrufen

E-Mails zwischen den verschiedenen Komponenten der Rechnungszahlung prüfen oder Vorschläge oder Berichte erstellen

Auch wenn Sie für 50 Jahre fahren habe, fährt kein Auswendig Funktion. Es erfordert in Sekundenbruchteilen Entscheidungen getroffen werden, vor allem wenn es ein Idiot neben dir fahren. Texting - ja, auch LOL IMHO - erfordert Ihr Gehirn zu lesen, was jemand mit Ihnen kommuniziert, denken Sie an eine Antwort, und Relais an den Fingern, was zurück zu geben. Sie können beide nicht gut zur gleichen Zeit tun. Fragen Sie einfach jemanden, der mit einem Fahrer in einen Autounfall verwickelt ist schon, der sein / ihr Smartphone verwendet wurde.

Das Überprüfen von E-Mails - egal wie trivial die Nachricht auch sein mag - ist eine Aufgabe mit hoher Gehirnfunktion, da Sie die Informationen lesen, verarbeiten und reagieren müssen. Ein wichtiger Geschäftsanruf erfordert Gedanken und Antworten. Der Rechnungszahlungsprozess ist eine High-Brain-Funktion, da Sie der korrekten Entität den korrekten Betrag zahlen müssen, sich abmelden und sicherstellen müssen, dass die Zahlung an den richtigen Ort geliefert wird.

In meinen früheren Geschichte versucht, ich zu-Switch-Aufgabe, zwischen diesen High-Hirn-Funktion Aufgaben, weshalb ich einen Fehler zu machen Liquidation ... was mich Zeit später kosten.

Wie 45 Minuten für jede Stunde, die Sie nicht Multitasking zu gewinnen!

Denken Sie darüber nach: Wenn Sie für eine Stunde Multitasking und / oder Taskwechsel durchführen würden, würde Ihre Leistung nach den Untersuchungen um 69 auf 77 Prozent sinken, was bedeutet, dass Sie ungefähr 45 Minuten Ihrer Zeit verschwenden würden. Da verschwindet die Zeit! Wir lassen uns das machen!

Wenn Sie Ihre Job-Performance um mehr als zwei Drittel reduzieren und dabei Zeit verlieren wollen, sollten Sie sich weiterhin Multitasking und Task-Switching erlauben. Aber das willst du nicht, oder? Sie sind hier, um Zeit zu sparen und Stress abzubauen. Ihr Ghost-Tasking kann fortgesetzt werden, aber das Multitasking und das Wechseln der Aufgaben müssen beendet werden. Jetzt. Und du hast die totale Kontrolle darüber, weil es deine Entscheidung ist.

Hier sind die Strategien hinter den Taktiken.

Bauen Sie Ihr Bewusstsein.

Wenn Sie sich in Multitasking oder task-Schaltmodus finden bewegen, sagen Sie sich, zu stoppen. Sagen Sie es laut, wenn Sie benötigen. "Halt!" Wählen Sie eine Aufgabe aus, auf die Sie sich für die nächsten 15-Minuten konzentrieren möchten.

Haben Sie einen Plan für Ihren Tag.

Wenn Sie genau wissen, was Sie an diesem Tag erreichen müssen, können Sie konzentriert bleiben und Multitasking verhindern.

Bestimmen Sie Ihre Aufmerksamkeitsspanne.

Ob Sie ADS, ADHS oder Eichhörnchen haben! (das humoristische Etikett - möglicherweise aus dem 2009-Film stammend Up - von vielen benutzt, um das Leiden derjenigen zu bezeichnen, die leicht abgelenkt werden können. Wir alle haben heutzutage kürzere Aufmerksamkeitsspannen - besonders wenn wir an etwas arbeiten, das keinen Spaß macht.

Beginnen Sie mit dem Timing, wie lange Sie an einer einzelnen Aufgabe arbeiten können. Eine geschätzte Anzahl hilft Ihnen, Ihren Arbeitsablauf zu ermitteln. (Meine Aufmerksamkeitsspanne beträgt nur neun Minuten für langweilige Aufgaben.)

Entdecke deine beste Gehirnzeit.

Unserem Gehirn neigen auf einem hohen Niveau während einiger Teile des Tages und unteren Ebenen zu anderen Zeiten zu funktionieren. Es ist bei diesen niedrigen Zeiten, dass unser Gehirn in Multitasking-Modus zu gehen neigen, weil sie zu müde sind, konzentriert zu bleiben. Vermeiden Sie die Arbeit an Ihrem wichtigsten Aufgaben während des Low-Gehirn Zeiten des Tages.

Finden Sie eine produktive Arbeitsbereich.

Manchmal wechseln wir versehentlich, weil wir abgelenkt werden. (Eichhörnchen!) Wenn Sie ein wichtiges Projekt haben, um zu arbeiten, finden Sie einen Raum ohne visuelle (auffallende Kunststücke, Stapel von Unordnung, Computerbildschirm) oder auditive Ablenkungen (sprechen, Musik, Nachrichtenanzeige auf Ihrem Telefon oder Computer).

Befreien Sie Ihren Schreibtisch von allen Materialien, außer was Sie brauchen.

Möglicherweise sind mehrere Projekte fällig, aber Sie können effektiv nur an jeweils einem Projekt arbeiten. Legen Sie die Materialien für alle anderen Projekte beiseite und lassen Sie nur die Materialien auf Ihrem Schreibtisch sichtbar, die für das einzelne Projekt gelten, auf das Sie sich während dieser Arbeitsperiode konzentrieren.

Verwenden Sie einen Timer, um Sie laserfokussiert zu halten.

Sie können eine Zufallszahl wie 8 oder 15 Minuten auswählen. Besser noch, wenn Sie Ihre Aufmerksamkeitsspanne kennen, stellen Sie den Timer auf diese Nummer ein. Der Timer ist eine visuelle Erinnerung, dass Sie an etwas arbeiten sollen. Es ist auch Ihr Fail-Safe. Wenn du weggewandert bist, wird der Timer dich wieder reinzaubern, wenn er ausgeht.

Veröffentlichen Sie Ihr Ziel in Ihrem Arbeitsbereich.

Erwägen Sie zusätzlich oder anstelle eines Timers, Ihr Aufgabenziel zu posten, so dass jedes Mal, wenn Sie nach oben schauen, um Ihrem Gehirn zu erlauben, zu wandern, Ihr bekanntes Ziel Sie daran erinnert, woran Sie arbeiten sollen.

Pausen machen.

Jedes Gehirn hat eine andere Geschwindigkeit. Wenn du fühlst, dass deine Gehirnkraft anfängt abzufallen (weniger Energie, schwerer zu konzentrieren), wird dein Gehirn anfälliger für nicht so großartige Entscheidungen über deine Zeit. Also gib deinem Gehirn einmal alle ein oder zwei Stunden eine Pause. Mach einen kurzen Spaziergang, atme tief durch, mach Spaß. Aber setze deinen Timer auf wann es Zeit ist zurückzukehren!

Feiern Sie fokussierte Zeit.

Denken Sie darüber nach, wie stark Ihr Gehirn war, als Sie sich konzentrierten. Feiern Sie mit einem Lächeln, werfen Sie Ihre Hände in die Luft, als ob es Ihnen egal wäre, oder sogar einen kleinen fröhlichen Tanz zu machen. Dies wird Endorphine erzeugen. Der Körper sehnt sich nach Endorphinen. Wenn das Gehirn deinen Fokus mit Feier und Endorphinen verbindet, wird es mehr Konzentration verlangen. Werde süchtig nach Fokus!

NÄCHSTER SCHRITT

Eine Aufgabe nach der anderen, auch wenn dieser Fokus nur für 15-Minuten gilt. Fünfzehn Minuten Laserfokus sind viel besser als eine Stunde Multitasking und Taskwechsel, bei denen wir ungefähr 45 Minuten verlieren würden.

Hallo! Sie könnten Laser-Fokus für 15 Minuten, dann abschlagen oder Übung oder ein Nickerchen für den anderen 45 nehmen statt! Es ist die gleiche Menge an Zeit, aber man kann so viel mehr zu tun bekommen, wenn Sie die Entscheidung zu Einprozesssysteme machen.

© 2016 von Helene Segura. Gebraucht mit Erlaubnis von
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Artikel Quelle

Die Ineffizienz Attentäter: Zeit-Management-Taktik für Arbeiten intelligenter, nicht mehr von Helene Segura.Der Ineffizienz-Attentäter: Zeitmanagement-Taktik für intelligenteres Arbeiten, nicht länger
von Helene Segura.

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Über den Autor

Helene Segura, Maed, CPOHelene Segura, MAEd, CPO, hat mit Tausenden von Get-Getters gesprochen und ihnen beigebracht, Stress zu bewältigen, indem sie die Kontrolle über ihre chaotische Arbeit und ihr persönliches Leben wiedererlangt. Sie hat Hunderte von Klienten darin geschult, ihre persönliche Produktivität und Leistung zu verbessern, indem sie neurowissenschaftliche und verhaltensmodifizierende Techniken anwandte, um destruktive, zeitverschwendende Gewohnheiten auszulöschen. Helene wurde als Organisationsexpertin in mehr als 100 Medienauftritten vorgestellt. Besuchen Sie ihre Website unter www.HeleneSegura.com