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Die meisten von uns sind süchtig nach E-Mails. Etwas Schätzungen sagen wir verbringen jeden Tag fast fünfeinhalb Stunden damit, es zu überprüfen.

Trotz der explosionsartigen Zunahme von Social Media in den letzten Jahren ist E-Mail nicht rückläufig. Umfragen schätzen dass die Anzahl der E-Mails, die jeden Tag versandt werden, in 246 auf 2019 Milliarden angewachsen ist (von 205 Milliarden in 2015). Und Es gibt Beweise Diese E-Mail ist genauso den jungen Leuten vorbehalten wie jenen, die bei ihrer Erfindung dort waren.

Sie könnten denken, dass wir alle länger und härter arbeiten. Da ist etwas Wahres dran. Aber der Anstieg der E-Mail-Nutzung kann auch durch unsere Versuche erklärt werden, mit der Inbox-Überlastung umzugehen, neben dem allgemeineren Aufstieg der digitalen Sucht. E-Mail ist nicht länger die Domäne unserer Desktop- und Laptop-Computer, und die meisten von uns greifen jetzt auf unseren Smartphones und Tablets zu, oft in den eigenen Betten.

Wir neigen dazu, schnell auf E-Mails zu antworten, was darauf hindeutet, dass wir sie ständig überprüfen und versuchen, den Speicher zu leeren, auch wenn er wieder voll ist. Um endlich die Kontrolle über unsere Posteingänge zu erlangen, müssen wir uns mit den Ursachen befassen und nicht nur mit den Symptomen, die häufig aufflammen.

Hier sind zehn Möglichkeiten, um endlich die Kontrolle über Ihren chaotischen Posteingang zu erlangen.

1. Beenden Sie die Verwendung von E-Mails als Surrogate Chat-Dienst

E-Mail ist nicht wirklich für schnelle Konversation konzipiert. Es ist zeitaufwendig, sich durch lange, gewundene Konversationen zu wühlen, die die Posteingänge überladen. Verwenden Sie alternative, besser geeignete Methoden. Und im Idealfall lösen Sie Dinge von Angesicht zu Angesicht oder Telefon in erster Linie.

2. Vorsicht vor wiederholten Nachrichten

Dies ist bekannt als das Problem von "Nachrichtenreplikation". Eine SMS kommt an: "Ich überprüfe nur, dass Sie meine E-Mail erhalten haben". Das Telefon klingelt: "Ich habe Ihnen gerade eine E-Mail geschickt".

Viele Menschen trauen den Entscheidungen, die virtuell vereinbart wurden, immer noch nicht. Viele Entscheidungen durch Messaging und E-Mail werden nicht voll und ganz akzeptiert und wir enden mit einer Hierarchie der Nachrichtenreplikation. Texte zur Bestätigung von Social-Media-Nachrichten, E-Mails zur Bestätigung von Texten, Telefonanrufe zur Bestätigung von E-Mails und persönliche Besprechungen zur Bestätigung von Anrufen.

Diese Überlappung ist sehr zeitaufwendig und möglicherweise verwirrend. E-Mail ist kein großartiger Ort für formelle Entscheidungen. Der Versammlungsraum, in dem wir uns als echte Menschen treffen, ist immer noch der einflussreichste Ort für viele Menschen.

3. Weed Ihre E-Mail-Garten

Ein überladener Posteingang ist wie ein mit Unkraut bewachsener Garten. Es zahlt sich auf die Dauer aus, regelmäßig etwas Zeit damit zu verschwenden, überladene Nachrichten zu entfernen.

Ein einfacher und effektiver Tipp ist es, die Suchfunktion zu verwenden und nach dem Begriff "Abbestellen" zu suchen. Dies wird eine überraschend hohe Anzahl an Newslettern hervorbringen, an die Sie keine Erinnerung haben.

Sogar Post-DSGVOMöglicherweise finden Sie buchstäblich Hunderte von unerwünschten E-Mails. Gehe durch jeden einzelnen und melde dich ab. Es wird ein Fall von kurzfristigen Schmerzen für langfristige Gewinne sein.

4. Verwenden Sie den Spam-Ordner mit Bedacht

Die automatische Erkennung von Spam-E-Mails hat sich in den letzten Jahren verbessert. Aber sie kriechen immer noch in unsere Postfächer. Dies ist eine weitere einfache Möglichkeit zum E-Mail-Jäten. Es lohnt sich, Ihren Spam-Ordner so aufzubereiten, dass er noch besser wird, indem Sie verdächtige E-Mails hineinlegen. Schauen Sie auch in Ihrem Spam-Ordner nach, um alle legitimen E-Mails zu entfernen, die dort unnötigerweise platziert wurden.

5. Bitten Sie Freunde und Kollegen, Sie nicht mehr per E-Mail zu erreichen

Sei nicht schüchtern. Vielleicht taktvoll sein. Eine weitere Ursache für E-Mail-Überlastung sind unerwünschte E-Mails von denen, die Ihnen am nächsten sind. Seien Sie darauf vorbereitet, andere höflich darum zu bitten, dass Sie keine E-Mails mehr senden, die Sie besser in einem Meeting, am Telefon oder als SMS teilen würden.

6. Halten Sie Ihre Anfragen einfach

Übersenden Sie keine komplizierten E-Mails. Wenn Sie nach fünf Dingen fragen, antworten viele Leute nur richtig auf das letzte, was auf Ihrer Liste steht. Dies erzeugt einfach weitere E-Mails, die die anderen vier Elemente suchen.

7. Stellen Sie sicher, dass Ihre Antworten umfassend sind

Antworten Sie auf alles in einer E-Mail, die Sie erhalten. Wenn Sie dies nicht tun, erstellen Sie einfach weitere E-Mails, in denen Sie nach Antworten suchen, die Sie nicht beantwortet haben.

8. Überprüfen Sie Ihre E-Mail nur zu festgelegten Zeiten

Es gibt zunehmende Anzeichen dafür, dass wir produktiver (und weniger gestresst) sind, wenn wir nur einige Male am Tag E-Mails abrufen und beantworten. Es ist ein Mythos, dass wir Minute für Minute in Kontakt sein müssen. Und wenn Sie das tun müssen, ist E-Mail nicht die beste Methode. Verwenden Sie eine Form von Instant Messaging.

9. Replizieren Sie Ihre Betreffzeile innerhalb des E-Mail-Nachrichtentexts

Sie könnten denken, dass das Schreiben von etwas zweimal eine Verschwendung von Anstrengung ist. Nicht so mit E-Mail. Schreiben Sie genau, was Ihre E-Mail sucht, als kurze Zusammenfassung (maximal 15-Wörter) in Ihrer E-Mail-Betreffzeile und beenden Sie dann Ihre E-Mail mit demselben Satz. Wenn Sie es deutlich und zweimal sagen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, eine vollständige und richtige Antwort zu erhalten, sowie Anfragen, die richtig beantwortet werden.

10. Gib E-Mail komplett auf

Die Anzahl der Beispiele von Menschen und Organisationen, die haben Die Verwendung von E-Mail wurde beendet und benutzt andere Kommunikationsmethoden, steigt weiter (obwohl das auf lange Sicht ausgeht, bleibt abzuwarten). Aber E-Mail-Up kann Sie weniger gestresst und produktiver machen. Andere Kommunikationsmethoden sind oft flüssiger. Es ist wirklich möglich. Probieren Sie es für eine Woche.

Geben Sie einige oder alle diese Tipps aus. Manchmal sind Dinge, die wir am meisten für selbstverständlich halten, genau die Dinge, die uns am meisten Probleme bereiten.

Über den Autor

Paul Levy, Senior Researcher im Innovationsmanagement, University of Brighton

Dieser Artikel wurde ursprünglich veröffentlicht am Das Gespräch.. Lies das Original Artikel.

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