10-Regeln für E-Mails, die Ihren Stress reduzieren

10-Regeln für E-Mails, die Ihren Stress reduzieren Shutterstock

E-Mails und Smartphones können anstrengend sein. Wissenschaftler nennen diese ständige Arbeitsverbindung "Technostress". Daher bieten viele europäische Länder ihren Mitarbeitern jetzt die Möglichkeit, die "Recht, die Verbindung zu trennen".

Die Art und Weise, wie E-Mails verwendet werden, ist komplex, sie kann nicht einfach als "gut" oder "schlecht" bezeichnet werden. Dies zeigt eine Studie PersönlichkeitDie Art der Arbeit und ihre Ziele können die Art und Weise beeinflussen, wie sie auf E-Mails reagieren.

Bei der Verwendung von E-Mails geht es nicht nur darum, die Anzahl der gesendeten E-Mails zu beschränken, sondern auch die Qualität der Kommunikation zu verbessern.

Hier sind zehn Tipps, um den Stress von E-Mails bei der Arbeit zu reduzieren:

1. Holen Sie sich die Betreffzeile richtig

Verwenden Sie klare und umsetzbare Betreffzeilen.

Die Betreffzeile sollte in sechs bis zehn Wörtern genau vermitteln, worum es sich bei der E-Mail handelt, damit der Empfänger die E-Mail priorisieren kann, ohne sie zu öffnen. Auf mobilen Geräten sehen viele Benutzer nur die ersten 30-Zeichen einer Betreffzeile. Also halte es kurz. Machen Sie es jedoch so beschreibend, dass Sie nur aus der Betreffzeile wissen, um was es sich bei der E-Mail handelt.

2. Fragen Sie sich: Ist E-Mail das richtige Medium?

Bist du im selben Büro? Könnten Sie mit der Person sprechen? Könntest du anrufen? Oft können diese anderen Kommunikationsformen das ineffiziente Hin- und Herleiten von E-Mails verhindern.

Instant Messaging und Video-Calling-Plattformen wie Locker und Skype könnte für schnelleres Hin- und Her-Messaging geeigneter sein. Denken Sie auch daran, dass die folgenden Ratschläge für alle Arten der elektronischen Kommunikation gelten.

3. Senden Sie keine E-Mail außerhalb der Bürozeiten

Die Forschung zeigt, E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten machen es den Menschen schwerer, sich vom Arbeitsstress zu erholen.

Versuchen Sie, Ihre Unternehmenskultur zu beeinflussen, indem Sie vermeiden, E-Mails außerhalb Ihrer normalen Arbeitszeit zu senden oder zu beantworten.

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Das Management sollte mit gutem Beispiel vorangehen und vermeiden, außerhalb seiner normalen Arbeitszeit mit seinen Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen. Einige Arbeitsplätze Deaktivieren Sie sogar den E-Mail-Zugriff außerhalb der Geschäftszeiten. Erwägen Sie, dies zu implementieren, und behalten Sie ein Ersatztelefonsystem nur für den Notfallkontakt.

Neue Forschung hat auch gezeigt, dass bereits die Erwartung eines 24-Stundenkontakts die Gesundheit der Mitarbeiter negativ beeinflussen kann.

4. Verwenden Sie die Option für die verspätete Lieferung

Etwas Menschen Ich mag es, ihr Arbeits- und Familienleben zu integrieren und arbeitet oftmals von zu Hause aus in der Freizeit. Wenn Sie eine dieser Personen sind oder über Zeitzonen hinweg arbeiten, sollten Sie die Option Zustellungsverzögerung in Betracht ziehen, damit Ihre E-Mails nicht bis zum nächsten Arbeitstag gesendet werden und die Arbeitszeiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden.

5. Halte es positiv

Denken Sie über die Qualität der E-Mail-Kommunikation nach. Nicht nur die Menge. Änderungen in der E-Mail-Nutzung sollten sich auch auf die Qualität der gesendeten E-Mails konzentrieren und die emotionale Reaktion des Empfängers berücksichtigen.

Forschungsergebnisse deuten darauf hin Konflikte lassen sich viel leichter eskalieren und Nachrichten werden falsch interpretiert, wenn sie per E-Mail übermittelt werden. Wenn es also schlechte Nachrichten sind, denken Sie an Regel #2 zurück: Ist E-Mail das richtige Medium?

6. Versuchen Sie "keine E-Mail Freitag".

Um die Unternehmenskultur zu verändern und Menschen dazu zu bringen, über andere Kommunikationsmethoden als E-Mail nachzudenken, versuchen Sie eine "Keine E-Mail Freitag" am ersten Freitag eines jeden Monats oder vielleicht sogar jede Woche. Dies ist eine Initiative von Experten der Nationales Forum für Gesundheit und Wohlbefinden bei der Arbeitund wird von Unternehmen genutzt um die Welt. Die Mitarbeiter werden gebeten, persönliche Meetings zu arrangieren oder den Telefonhörer abzuholen - oder einfach nur die vielen E-Mails abrufen, die sie an diesem Tag bereits in ihrem Posteingang haben.

7. Machen Sie Ihre Vorlieben bekannt

Nachforschungen haben ergeben dass nicht nur zu viel, sondern auch zu wenig E-Mail Stress verursachen kann, weil die Kommunikationspräferenzen verschiedener Personen nicht übereinstimmen. Einige Leute mögen es, E-Mails zu erhalten und sind mit einem hohen E-Mail-Verkehr viel besser fertig als andere Kommunikationsmittel. Für diese Personen kann die Verringerung der Anzahl der empfangenen E-Mails mehr Stress verursachen als abnehmen.

Betrachten Sie also die individuellen Unterschiede der Menschen und machen Sie Ihre bekannt. Fügen Sie Ihrer E-Mail-Signatur Ihre bevorzugten Kontakteinstellungen hinzu, unabhängig davon, ob es sich um E-Mail-, SMS- oder Sofortnachrichten oder einen Anruf handelt.

8. Betrachten Sie einen Feiertag "Bounce Back"

Das Vorhandensein eines Rückstands an E-Mails, die sich im Laufe der Woche aufbauen, scheint einer der am häufigsten genannten technostressquellen für die Arbeiter. Denken Sie darüber nach, ein System einzurichten, bei dem E-Mails an den Absender zurückgeschickt werden, wenn sich jemand im Urlaub befindet, und eine alternative Kontakt-E-Mail für dringende Anfragen. Dadurch könnten Sie zu einem überschaubaren Posteingang zurückkehren.

XNUMX. Have a separate work phone

Make this the only mobile device you can access work emails on, which gives you the freedom to switch it off after work hours. Also consider turning off email “push” (this is where your email server sends each new email to your phone when it arrives at the server) and instead choose a regular schedule (such as once per hour) for emails to be delivered to your phone (this also increases battery life).

XNUMX. Avoid late night screen time

Forschungsergebnisse deuten darauf hin that late night smart phone use reduces our ability to get to sleep and also leads to constant thoughts and stress about work. This in turn reduces your sleep quality. Make the bed a phone-free zone to improve your Schlafhygiene.Das Gespräch

Über den Autor

Ricardo Twumasi, Lecturer in Organisational Psychology, University of Manchester; Cary Cooper, XNUMXth Anniversary Professor of Organisational Psychology and Health, University of Manchester, and Lina Siegl, PhD Researcher, University of Manchester

Dieser Artikel wird erneut veröffentlicht Das Gespräch unter einer Creative Commons-Lizenz. Lies das Original Artikel.

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